Zeitgemässe Kalkulation im KMU – Teil 2
Der letzte Newsletter befasste sich mit den unterschiedlichen Aspekten der Kalkulation mit kritischem Blick auf die Zuschlagskalkulation und die Quersubventionierung. Es wurde zwischen der Kalkulation in einem durch Nachfrage dominierten Markt (Verkäufermarkt) und einem heute aktuellen Käufermarkt unterschieden. Nun geht es darum, welche Auswirkungen die gesättigten Märkte mit Druck auf die Preise für den Leistungserbringer und auf die Preisstrategie haben.
Entscheid über Annahme oder Ablehnung eines Auftrages
Eine der wichtigsten Entscheidungen für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens ist die Strategie von Annahme oder Ablehnung von knapp kalkulierten Aufträgen. Die Frage lautet jeweils: „Wo ist die Preisuntergrenze, bei der noch ein Gewinn erzielt wird?“ Es passiert vor allem bei langjährigen Geschäftsbeziehungen, dass der Kunde den Preis bestimmt, zu dem er bereit ist, den Auftrag zu erteilen. Annehmen oder ablehnen? Verständlicherweise hat diese Entscheidung Konsequenzen, nicht selten sogar schwerwiegende.
Die Zuschlagskalkulation bietet keine praktikable Möglichkeit, die Preisuntergrenze eines Auftrages zu ermitteln. Das Ergebnis der Entscheidung sehen wir entweder auf dem Bankkonto, oder nach Vorliegen des Jahresabschlusses, also leider zu spät.
Es gibt einen noch grösseren Nachteil
Verwenden wir zu geringe Zuschläge für unseren Betrieb, werden Aufträge angenommen, die möglicherweise nicht kostendeckend sind. Das wird zwangsläufig zu einem negativen Jahresergebnis führen. Zu hohe Zuschläge ergeben Preise, die für den Kunden gegebenenfalls zu teuer sind. So werden bedeutende Aufträge verloren, was wiederum zu einem negativen Jahresergebnis führen kann. In der Folge werden die Zuschläge weiter erhöht, um wieder rentabel zu werden. Dies führt zu noch höheren Preisen und damit zu weiteren Umsatzeinbussen, also zur Beschleunigung der Negativspirale.
Kosten und Preis
Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen Kosten und Preis. Die Begründung des Preises mit den Kosten ist der falsche Ausgangspunkt, denn er führt zum falschen Schluss. Der Marktpreis ist derjenige Preis für eine angebotene Leistung, für den der Kunde bereit ist zu bezahlen. Ob dieser Preis für den Betrieb, die Organisation, die Verwaltungskosten etc. kostendeckend ist, ist eine andere Frage. Denn der Kunde orientiert sich am Nutzen und am Marktpreis; die dahinterliegenden Kosten interessieren ihn grundsätzlich nicht. Sind die Kosten derart hoch, dass wir am Marktpreis „vorbeischiessen“, ist schliesslich die Existenz des Betriebs gefährdet. Das ist natürlich eine Binsenwahrheit, doch wird die Frage in den seltensten Fällen so formuliert, dass sie den richtigen Schluss zulässt. Die richtige Frage wäre:
- Erlauben es unsere Kosten, zu konkurrenzfähigen Preisen anzubieten?
Ist dies nicht der Fall, so muss dafür die richtige Antwort gefunden werden. Einfach den Preis zu senken, Rabatte zu geben und billiger anzubieten ist keine nachhaltige Option, denn wir werden Verluste machen, die unsere Existenz gefährden.
Einfacher gesagt als getan…
Zu wissen, wie man Kosten senkt, ohne sich ins eigene Fleisch zu schneiden, ist die grosse Kunst des Reüssierens. Billiger einkaufen, produktiver sein und die Verwaltungskosten zu reduzieren, sind sicher positive Vorsätze. Aber erstens ist es nicht naheliegend, wo man ansetzen soll, und zweitens kann man kann sich bekanntlich auch „zu Tode sparen“. Also lauten die Fragen
- wo ansetzen?
- wie weit gehen?
- an was sich orientieren?
Die richtige Beantwortung dieser Fragen soll nicht aus dem Bauch heraus kommen! Man muss sich an konkreten Gegebenheiten orientieren. Da hilft die Deckungsbeitragsrechnung weiter.
Die Deckungsbeitragsrechnung für eine richtige Kalkulationsmethode
In der Deckungsbeitragsrechnung unterscheiden wir strikte zwischen
- direkten (variablen) Kosten, und
- Fixkosten
Direkte Kosten sind solche, die wir sparen, wenn wir den Auftrag nicht annehmen. In den meisten Fällen sind es Materialkosten und Fremdleistungen. Sie sind normalerweise proportional zum Umsatz. Die Fixkosten (Infrastruktur- und Verwaltungskosten) haben wir immer, egal ob wir Aufträge haben, oder nicht.
Dass ein Auftrag angenommen werden soll, bei dem die Kosten voll gedeckt und ein Überhang für den Gewinn besteht, ist naheliegend. Für die Fälle, in denen der kostendeckende Preis nicht erzielbar ist, gelten gewisse Regeln:
- Ist der kalkulierte Deckungsbeitrag an die Fixkosten negativ und es bestehen keine strategischen Erwägungen, die zu berücksichtigen sind, muss der Auftrag abgelehnt werden
- Falls der Deckungsbeitrag an die Fixkosten positiv, aber der zu erzielende Preis nicht vollkostendeckend ist, dann gilt folgendes: Falls alle Aufträge zu solchen Konditionen angenommen werden, wird am Ende des Jahres ein Verlust ausgewiesen, in der Höhe der ungedeckten Fixkosten. Die Annahme eines solchen Auftrages muss also eine Ausnahme sein.
In diesem Ausnahmefall ist die Erfüllung folgender Bedingungen zu prüfen:
- der Auftrag bringt einen Deckungsbeitrag, den wir uns nicht entgehen lassen möchten
- wir haben freie Kapazität, sodass wir diesen Auftrag nebst allen anderen abwickeln können
- wir sehen gute Chancen, den budgetierten Umsatz mit anderen, zu Vollkosten verkauften Aufträgen zu realisieren
- wir machen uns durch den akzeptierten Preis nicht unglaubwürdig, was unserem Ruf bzw. künftigen Geschäften schaden würde
Wenn all diese Punkte zutreffen, sollte die Annahme des Auftrages ernsthaft in Betracht gezogen werden. Der Entscheid ist dann vor allem strategischer Natur: kommen möglicherweise lukrative Folgeaufträge in Frage, entstehen Kombinationsmöglichkeiten und Synergien wie Gegengeschäfte, bessere Einkaufskonditionen etc.
Abschliessend sei betont, dass es nicht primär auf den Deckungsbeitrag jedes Auftrages ankommt, sondern auf das Gesamtergebnis der Periode. Um die Balance auf der Linie zu halten, die zum budgetierten Ziel führt, ist jeder einzelne Auftrag differenziert nach seinem Deckungsbeitrag zu prüfen. Dies unter Berücksichtigung der Beschäftigungslage, der Marktverhältnisse, der ausgelasteten Kapazität sowie des Geschäftsverlaufs.
Es sei an dieser Stelle folgende Bemerkung angebracht: Die Deckungsbeitragsrechnung ist nicht komplizierter als die Zuschlagskalkulation, doch sie ist die einzig richtige Vorgehensweise. Allerdings erfordert sie ein gewisses Umdenken, weshalb hier eine bewährte Controlling Methode wie basic»Leadership zu empfehlen ist.
Im nächsten Newsletter geht es um darum, wie wichtig der Preis überhaupt ist.